Skapa effektiva avslutningar för e-postmeddelanden från kundtjänst

Att avsluta ett e-postmeddelande från kundtjänst förstärker ditt budskap professionellt och lämnar ett positivt slutintryck. Tänk på följande element och riktlinjer.

Väsentliga komponenter i ett e-postslut

Avslutningshälsning: En artig fras före ditt namn (t.ex. "Vänliga hälsningar", "Hälsningar").
Ditt fullständiga namn: Avsändarens namn som det ska visas professionellt.
Din titel/avdelning: Ange tydligt din roll inom organisationen.
Företagets namn: Det fullständiga namnet på den organisation du representerar.
Valfri kontaktinformation: Inkludera ett direkt telefonnummer, e-post eller specifik länk om det underlättar omedelbar uppföljning eller ytterligare hjälp för kunden.

Riktlinjer för professionella stängningar

Matcha stängningens formalitet med den övergripande tonen i e-postmeddelandet och kundens tidigare kommunikation för att säkerställa konsekvens.
Se till att avslutningen överensstämmer med företagets varumärke och upprätthåller en konsekvent professionell image.
Läs alltid korrektur på hela e-postmeddelandet, inklusive det avslutande, för stavfel eller grammatiska fel för att behålla trovärdigheten.
Undvik alltför tillfälliga eller informella avslutningar (t.ex. "Skål", "Thx") om inte sammanhanget är väl etablerat och uttryckligen lämpligt för den specifika kunden.
Om ytterligare åtgärder eller ett svar förväntas från kunden, kan en avslutning som "Ser fram emot att höra från dig" eller "Väntar på ditt svar" vara lämpligt.
Erbjud ytterligare hjälp genom att uttryckligen ange "Tveka inte att kontakta oss om du har ytterligare frågor."

Vanliga e-postavslutningsfraser och deras sammanhang

Avslutningsfras	Ton/formalitet	Typisk användning	Implicit Outlook
Vänliga hälsningar,	Formell/Standard	Allmänna förfrågningar, officiella svar, klagomål.	Professionell slutsats.
Hälsningar,	Neutral/Standard	Rutinmässig kommunikation, uppföljningar.	Artigt erkännande.
Bästa hälsningar,	Något varmare/standard	När lite mer värme önskas utan att vara avslappnad.	Positiv hänsyn, lite mer personlig.
Tack,	Neutral/uppskattande	Efter att ha löst ett problem, bekräftat mottagandet, uttryckt tacksamhet.	Tacksamhet, artig avslutning.
Vänliga hälsningar,	Varmare/Artig	Bygga relationer, vänliga men professionella utbyten.	Önskar väl, vänlig nära.